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Mitarbeiter weg, Wissen auch
Faktencheck
Ein häufig gehörter Satz: „Das darf der Admin nicht, das ist doch privat!“ Gerade wenn es um das E-Mail-Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters geht, herrscht Unsicherheit. Wie viel Zugriff ist erlaubt – und was ist verboten?
Das Grundgesetz schützt in Artikel 10 das sogenannte Fernmelde­geheimnis. Das betrifft auch E-Mails – aber nur, wenn sie privat sind. Private Nachrichten dürfen grundsätzlich nicht durch den Arbeitgeber oder Administrator gelesen werden. Das ist ein zentraler Grundsatz des Datenschutzes.
Geschäftliche Kommunikation hingegen – also E-Mails mit Kunden, interne Abstimmungen, Angebote oder Rechnungen – unterliegt nicht diesem Schutz, sondern vielmehr den Pflichten zur geschäftlichen Dokumentation. Diese Daten dürfen und müssen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht erhalten bleiben.
Hier liegt der Kernpunkt. Ob und wie ein Administrator oder Vorgesetzter auf Daten zugreifen darf, hängt entscheidend davon ab, ob Mitarbeiter ihr Firmenpostfach auch privat nutzen durften.
Damit der Zugriff auf Daten rechtlich sauber erfolgt, empfiehlt sich eine klare Regelung zur E-Mail-Nutzung – idealerweise schriftlich im Arbeitsvertrag oder einer IT-Nutzungsrichtlinie. Darin sollte unter anderem geregelt sein:
Solche Regelungen schaffen Transparenz und Rechtssicherheit – sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden.
Ein pauschales Verbot für Admin-Zugriffe gibt es nicht – wohl aber klare gesetzliche Grenzen. Entscheidend ist, ob private Inhalte betroffen sind. Wenn ein Unternehmen die private Nutzung von dienstlichen IT-Ressourcen untersagt und dies sauber dokumentiert, ist ein Zugriff auf geschäftliche Daten unter klar definierten Bedingungen möglich. Eine durchdachte IT-Richtlinie ist dabei der wichtigste Schlüssel zur Rechtssicherheit.