- +49 3841 22 33-0
- info@dsbnet.de
Gespeichert ist nicht archiviert
Faktencheck
Viele Unternehmen nutzen Microsoft 365 und verlassen sich darauf, dass E-Mails und Dateien dort sicher gespeichert werden. Schließlich läuft alles in der Cloud, da kann doch nichts verloren gehen – oder?
Microsoft 365 bietet zwar zuverlässige Dienste zur täglichen Nutzung, aber die gesetzlich geforderte Archivierung geschäftlicher Daten ist nicht automatisch gewährleistet. Wer sich allein auf die Standardfunktionen verlässt, erfüllt in der Regel nicht die Anforderungen nach deutschem Handels- und Steuerrecht.
Geschäftliche Unterlagen wie Rechnungen, Angebote, E-Mails mit geschäftlichem Inhalt oder Buchungsbelege müssen je nach Art sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden. Das ist gesetzlich geregelt, unter anderem in der Abgabenordnung (§ 147 AO) und im Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB).
Dabei kommt es nicht nur auf die Speicherung an, sondern auch auf Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Wiederauffindbarkeit. Die einfache Existenz von Daten in einem E-Mail-Postfach genügt dafür nicht.
Im Standardbetrieb speichert Microsoft Daten wie folgt:
Diese Mechanismen dienen der Funktionalität im Alltag – aber nicht der gesetzlich geforderten Langzeitarchivierung.
Um rechtssicher zu archivieren, müssen zusätzliche Maßnahmen getroffen werden. Es gibt zwei grundsätzliche Wege:
Microsoft 365 speichert Daten für den täglichen Gebrauch – nicht automatisch für zehn Jahre. Wer gesetzlich auf der sicheren Seite sein möchte, muss Archivierung bewusst umsetzen. Ohne ergänzende Maßnahmen besteht das Risiko von Datenverlust und rechtlichen Konsequenzen – insbesondere bei Betriebsprüfungen oder im Fall von Streitigkeiten. Unternehmen sollten sich daher rechtzeitig mit ihrer Archivierungsstrategie befassen.